Pour rappel, la conduite de changement repose sur 3 leviers à savoir la communication, la formation et l’accompagnement pendant et après le déploiement du nouveau dispositif.
La communication est à adapter en fonction du public concerné (décideurs ou utilisateurs finaux) car les objectifs ne sont pas les mêmes. Il est nécessaire de communiquer bien en amont du déploiement du dispositif afin de sensibiliser aux enjeux et gains associés au projet. Un kit de communication est souvent constitué d’un livrable au format « présentation » d’une dizaine de planches et d’une ou plusieurs plaquette(s) de communication.
Ce kit vise à répondre aux objectifs suivants :
- Présenter le projet : objectifs, périmètre et planning
- Enjeux et gains associés au projet
- Méthodologie de travail pour concevoir le dispositif (ateliers, réunions, entretiens, …) ce qui permet aussi de mettre en avant l’implication des directions dans la conception
- Organisation du groupe projet / comité de pilotage ou autre instance
- Les changements et impacts attendus
- Présentation des grands jalons du projet.
Les documents du kit doivent être autoportants et compréhensibles par tous les acteurs sans qu’une personne tiers explique le contenu. Par ailleurs, les supports valorisent le projet et doivent rassurer les futurs utilisateurs et ainsi lever certains freins ou résistances.
Le kit de communication doit être travaillé tant sur le fond que sur la forme car les utilisateurs auront une première opinion du projet à partir de ces documents. Il faut être pédagogique, pragmatique, rassurant pour favoriser l’adhésion des utilisateurs au projet.
