Ce premier article sur le sujet de la GED vise à vous présenter les différentes typologies à connaître dans ce domaine. Dans un prochain article, la GED Alfresco vous sera présentée en détail afin de vous permettre de vous projeter dans les concepts fondamentaux à connaître sur ce type de projet.
La GED : une problématique technique, fonctionnelle et organisationnelle !
La Gestion électronique de documents englobe l’ensemble des moyens techniques, logiciels et organisationnels permettant d’améliorer la gestion des contenus (documents, données) de votre organisation. La GED est un des piliers de la transformation digitale permettant notamment de faciliter la collaboration et de dématérialiser les processus métiers dans une optique de digitalisation. La première erreur communément admise est de limiter ce domaine à la simple mise en œuvre d’un outil (et donc apporter une réponse purement technique / logicielle). Au regard de mon expérience, il est en effet important de choisir l’outil adapté à votre projet mais il est surtout nécessaire de disposer de la gestion de projet adaptée à vos objectifs via une phase de cadrage et d’accompagnement au changement des utilisateurs et la mise en place de processus adaptés.
Quels sont les gains attendus ?
Un projet de GED correctement mené permet concrètement de :
- Diminuer les temps d’accès et de recherche des documents par rapport à un serveur de fichiers,
- Rationaliser les volumes de stockage : Éviter la multiplication des documents au sein du système d’information, diminuer la saturation de la messagerie
- Faciliter le travail collaboratif et le partage de fichiers
- Faciliter les échanges entre les membres d’un projet ou entre différentes instances
- Accéder à la dernière version du documents et disposer de l’historique des actions réalisées sur le documents.
Quelles sont les fonctionnalités clés ?
Un outil de GED propose différentes fonctionnalités :
- Acquisition des documents depuis un équipement de numérisation, une application métier, un serveur de fichiers, …
- Classement des documents
- Règles de traitement automatisé reposant notamment sur des informations de description des documents (métadonnées)
- Circuit de validation / Visa
- Fonctionnalités sur les documents (conversion, …)
- Archivage / stockage / sauvegarde
Les outils Alfresco, Sharepoint (pilier de l’offre Office 365 notamment) sont des outils également appelés d’ECM (Enterprise Content Management) car ces solutions permettent également de gérer des fichiers de différents formats (images, vidéos, données, …).
Typologies de GED
En effet, il existe plusieurs typologies de GED pouvant être utilisées de différentes manières. Cette segmentation permet de répondre au plus près aux besoins de votre organisation :
- Selon le périmètre fonctionnel à couvrir (fonction des conclusions de la phase de cadrage) : GED Métier ou transversale
- Selon le niveau d’intégration souhaitée avec le système d’information : GED technique ou standalone.
GED métier VERSUS GED transversale
Le choix entre l’une ou l’autre des typologies dépend de l’ambition et des moyens alloués au projet. La maturité du système d’information et de la chefferie de projet oriente également ce choix.
GED technique VERSUS GED standalone
L’outil de GED intègre potentiellement plusieurs espaces documentaire :
- Des espaces pouvant être réservés à des applications (intégration technique) afin qu’elles puissent y stocker et gérer les documents propres à l’application
- Des espaces dédiés aux utilisateurs en lien avec leurs processus
